El pasado 13 de marzo entró en vigor la Ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Para ayudarte a cumplir te ofrecemos nuestro Software de canal de denuncias.
Esta nueva Ley obliga a todas las empresas con 50 o más trabajadores a implementar un canal de denuncias interno que facilite el conocimiento de cualquier actividad delictiva o ilícita.
De momento no es muy conocida, sin embargo, afecta a más de 30.000 empresas en nuestro país y a pesar de que cada vez hay más información, en muchas ocasiones resulta confusa o contradictoria.
En el siguiente artículo trataremos de aclarar los aspectos más controvertidos de la misma.
¿Canal de denuncias o buzón de denuncias?
No es lo mismo y es frecuente ver ambos términos asimilados o intercambiados.
Un buzón únicamente recoge la información depositada, sin embargo, la ley regula la implementación de un canal que haga posible las comunicaciones entre el emisor de la información y el receptor, facilitando la investigación y garantizando al informante que se está tramitando su denuncia con la diligencia debida.
¿Cómo debe ser el canal de denuncias?
Debe garantizar el anonimato del informante en todo momento.
A pesar de ello, debe ser posible remitirle el acuse de recibo de la información, acceder a nuevas comunicaciones o ampliación de la información si el investigador lo considerase necesario o el informante quisiera o pudiera arrojar nuevos datos y comunicarle la resolución de esta.
Debe ser accesible a todos los clientes, trabajadores, contratistas, subcontratistas, proveedores, voluntarios, becarios, trabajadores en periodo de formación con independencia de que perciban o no una remuneración, así como aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado.
¿Contratar un Software o gestión completa?
El propio texto normativo contempla la posibilidad de que la empresa contrate los servicios de un tercero externo para dar correcto cumplimiento a todas sus disposiciones.
Actualmente se están ofertando dos tipos de servicios diferentes:
La implantación de un Software de canal de denuncias: por una cuota mensual, la empresa te instala un sistema que permite gestionar el canal de denuncias cumpliendo con todos los requisitos legales.
Suele ser una alternativa bastante económica, sin embargo, será la empresa quien deba encargarse de tramitar todas las comunicaciones.
Para ello debe nombrar un Responsable del Sistema, que ocupe un cargo de dirección dentro de la empresa, pero que realice sus funciones de forma independente y autónoma al consejo de gobierno. No podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio. Los intereses corporativos no pueden ni deben interferir en la correcta tramitación de las informaciones recibidas.
Presumiblemente el Responsable del Sistema deberá invertir una gran cantidad de tiempo a la correcta gestión del Canal.
Debe contar con una política o estrategia que enuncie los principios generales en materia de Sistemas internos de información y defensa del informante y que sea debidamente publicitada en el seno de la entidad.
Tiene que contar con un procedimiento de gestión de las informaciones recibidas.
Debe garantizar el derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen y a ser oída en cualquier momento, respetando la presunción de inocencia y el honor de las personas afectadas.
Aunque la ley no habla del tipo de formación que debe tener la persona encargada del canal de denuncias, recibir informaciones indiciarias de conductas ilícitas, tramitarlas, gestionarlas, investigarlas y dar cuenta al Ministerio Fiscal cuando fuese necesario, garantizando los derechos del informante y del afectado es una función delicada y de mucha responsabilidad que requiere unos sólidos conocimientos jurídicos.
Gestión completa: la alternativa más segura para aquellas empresas que no quieren o pueden delegar semejante responsabilidad en uno de sus directivos, es una gestión completa por una compañía externa y especializada.
No solo se trata de la implantación del software, sino de la recepción, gestión y tramitación de las informaciones, dando solución a problemas que la ley menciona, pero no regula, como el posible conflicto de intereses que puede surgir cuando el responsable del sistema está implicado en el conflicto.
El Software de canal de denuncias garantiza el estricto cumplimiento de la ley, el correcto tratamiento y almacenamiento de las comunicaciones, la resolución eficaz de los conflictos. Evita que la empresa tenga que hacer reajustes de plantilla para adaptar la nueva carga de trabajo y responsabilidad.
En SJD hemos aunado lo mejor de ambas opciones, el precio reducido de la simple implantación de un software con las garantías y facilidades de una gestión integral y profesional, permitiendo que las empresas integren la Ley de forma rápida y segura en su actividad diaria.
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